Calculadora de custo do funcionário
Atualizado em · tabelas e alíquotas de 2026
Um salário de R$ 3.000,00 custa R$ 4.866,17 por mês para uma empresa do Lucro Presumido — e R$ 3.870,00 se a empresa é do Simples. A diferença de R$ 996,17 está nos encargos que o DAS absorve. Esta calculadora mostra o custo real no seu regime, com a memória de cálculo aberta.
Calculadora de custo do funcionário
Valor contratado, sem benefícios.
Folha completa: CPP de 20%, RAT pelo grau de risco, contribuições a terceiros (5,8% típico) e FGTS.
Pelo CNAE preponderante. O FAP da empresa ajusta de 0,5× a 2×.
Custo líquido p/ empresa: VT (já descontados os 6%), VR/VA, plano.
Reserva mensal para uma futura demissão sem justa causa.
O cálculo é feito no seu navegador — nenhum dado é enviado para nós.
Como chegamos nesse número
| Etapa | Como é calculado | Valor |
|---|---|---|
| Salário bruto | valor contratado | R$ 3.000,00 |
| Provisão do 13º | um doze avos por mês | R$ 250,00 |
| Provisão de férias + 1/3 | um doze avos, acrescido do terço | R$ 333,33 |
| Base dos encargos | salário + provisões (os encargos incidem sobre elas também) | R$ 3.583,33 |
| CPP patronal (20%) | INSS da empresa sobre a folha | R$ 716,67 |
| RAT (2%) | risco de acidente pelo CNAE — ajustável pelo FAP | R$ 71,67 |
| Terceiros (5,8%) | salário-educação, Sistema S e INCRA | R$ 207,83 |
| FGTS (8%) | depósito na conta vinculada do empregado | R$ 286,67 |
| Custo mensal total | salário + provisões + encargos + benefícios | R$ 4.866,17 |
O regime tributário muda tudo
A pergunta "quanto custa um funcionário?" não tem uma resposta única — tem uma por regime. Para o mesmo salário de R$ 3.000,00, uma empresa do Lucro Presumido gasta R$ 4.866,17 por mês, enquanto uma do Simples Nacional gasta R$ 3.870,00.
A diferença de R$ 996,17 — mais de R$ 11.954,04 por ano — não é benefício fiscal escondido: nos anexos I, II, III e V do Simples, a Contribuição Previdenciária Patronal de 20%, o RAT e as contribuições a terceiros já estão dentro do DAS que a empresa paga sobre o faturamento. Sobre a folha, sobra só o FGTS.
Por isso, comparar propostas de contratação sem dizer o regime é comparar laranjas com bergamotas. É também o motivo de tanta calculadora dar número diferente: cada uma assume um regime sem contar.
De onde saem os encargos
No Lucro Presumido ou Real, a folha carrega quatro encargos:
- CPP — 20%: o INSS da empresa (Lei 8.212/1991, art. 22).
- RAT — 1% a 3%: financia acidentes de trabalho, pelo grau de risco do CNAE, ajustado pelo FAP da empresa.
- Terceiros — 5,8% típico: salário-educação, Sistema S e INCRA, conforme o FPAS.
- FGTS — 8%: depósito na conta vinculada do empregado. É o único que vale para todos os regimes.
No Anexo IV do Simples (construção, vigilância, limpeza), a CPP e o RAT são recolhidos por fora do DAS — mas os terceiros continuam isentos. E o MEI que contrata o seu único empregado permitido recolhe CPP reduzida de 3%.
Os encargos incidem sobre as provisões — e isso muda a conta
Todo mês de trabalho gera 1/12 de 13º e 1/12 de férias acrescidas do terço constitucional. Mensalizar essas provisões é o jeito honesto de enxergar o custo: o dinheiro é devido, só ainda não saiu do caixa.
O detalhe que as contas superficiais perdem: 13º e férias também sofrem INSS patronal e FGTS. A base correta dos encargos não é o salário — é o salário mais as provisões, cerca de 19,4% maior. No exemplo, isso desloca a base de R$ 3.000,00 para R$ 3.583,33.
Quanto custa por faixa de salário
| Salário | Simples (I-III, V) | Presumido/Real | Diferença |
|---|---|---|---|
| R$ 1.621,00 (mínimo) | R$ 2.091,09 | R$ 2.629,35 | R$ 538,26 |
| R$ 2.000,00 | R$ 2.580,00 | R$ 3.244,12 | R$ 664,12 |
| R$ 3.000,00 | R$ 3.870,00 | R$ 4.866,17 | R$ 996,17 |
| R$ 5.000,00 | R$ 6.450,01 | R$ 8.110,29 | R$ 1.660,28 |
| R$ 8.000,00 | R$ 10.320,00 | R$ 12.976,44 | R$ 2.656,44 |
O multiplicador é estável: cerca de 1,29× no Simples e 1,62× no Presumido/Real, qualquer que seja o salário. O que desloca esses números na prática são os benefícios — que não dependem do regime — e o RAT da sua atividade.
O mito do "funcionário custa o dobro"
A frase sobrevive porque mistura coisas diferentes. Encargos e provisões param em 62% no cenário mais caro sem benefícios. O que empurra o custo na direção do dobro é o pacote: vale-refeição de mercado (R$ 800,00 a R$ 1.200,00 por mês), plano de saúde, seguro de vida, e a provisão de rescisão para quem quer dormir tranquilo.
São custos reais — por isso o campo de benefícios existe —, mas são decisões da empresa, não obrigações da CLT. Vale separar as duas coisas na planilha antes de decidir se a contratação cabe no caixa.
A provisão da multa do FGTS
Na demissão sem justa causa, a empresa paga multa de 40% sobre tudo que depositou de FGTS no contrato. A opção de provisionar reserva 40% dos depósitos de cada mês (3,2% da base salarial) — o custo aparece agora, em vez de virar susto na rescisão.
Empresas com rotatividade alta deveriam tratar essa provisão como obrigatória. Quem quase não demite pode preferir deixá-la fora e encarar a multa como evento extraordinário — a calculadora atende os dois casos.
Erros comuns
- Calcular sem saber o regime. A mesma contratação varia ~R$ 1.000/mês entre Simples e Presumido num salário de R$ 3.000.
- Aplicar encargos só sobre o salário. 13º e férias + 1/3 também sofrem INSS patronal e FGTS — a base certa é ~19% maior.
- Esquecer o FAP. O RAT de tabela pode dobrar (FAP 2,0) ou cair pela metade (0,5) conforme o histórico de acidentes.
- Somar o VT cheio. Até 6% do salário do empregado é descontado — o custo da empresa é o líquido.
- Ignorar a provisão de rescisão. Quem gira equipe todo ano paga a multa de 40% com frequência — ela merece linha no orçamento.
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário que ganha R$ 3.000?
Depende do regime da empresa. No Lucro Presumido ou Real, R$ 4.866,17 por mês já com as provisões de 13º e férias — cerca de 62% acima do salário. No Simples Nacional (anexos I, II, III e V), R$ 3.870,00, porque a CPP, o RAT e os terceiros já estão dentro do DAS.
Funcionário custa o dobro do salário?
Quase nunca. O mito do "dobro" vem de somar benefícios generosos a encargos de Lucro Real. Sem benefícios, o multiplicador fica perto de 1,62 no Presumido/Real e de 1,29 no Simples. O que aproxima do dobro são vale-refeição alto, plano de saúde e a provisão de rescisão — custos reais, mas que variam empresa a empresa.
Por que empresa do Simples paga menos encargos?
Porque a Contribuição Previdenciária Patronal (20%), o RAT e as contribuições a terceiros já estão embutidos na alíquota do DAS nos anexos I, II, III e V (LC 123/2006, art. 13, §3º). Sobre a folha, a empresa do Simples recolhe apenas o FGTS de 8%. A exceção é o Anexo IV (construção, vigilância, limpeza), que recolhe CPP e RAT por fora.
O que é RAT e FAP?
O RAT financia os benefícios de acidente de trabalho: 1%, 2% ou 3% sobre a folha conforme o grau de risco do CNAE preponderante da empresa (Decreto 3.048/1999, Anexo V). O FAP é um multiplicador de 0,5 a 2,0 aplicado sobre o RAT conforme o histórico de acidentes da empresa — quem acidenta pouco paga menos. O FAP da sua empresa está no portal da Receita.
Os encargos incidem sobre o 13º e as férias?
Sim — e é por isso que a calculadora soma as provisões à base antes de aplicar as alíquotas. O 13º e as férias com o terço constitucional sofrem INSS patronal e FGTS como qualquer remuneração. Uma conta que aplica os encargos só sobre o salário do mês subestima o custo em cerca de 19%.
MEI pode contratar funcionário?
Pode — exatamente um, recebendo o salário mínimo ou o piso da categoria (LC 123/2006, art. 18-C). O custo é o menor de todos os regimes: CPP reduzida de 3% mais FGTS de 8%. No mínimo de 2026 (R$ 1.621,00), o custo mensal com provisões fica em R$ 2.149,18.
Vale-transporte e vale-refeição entram no custo?
Entram, mas pelo valor líquido para a empresa. No vale-transporte, desconte os até 6% do salário que saem do empregado. No vale-refeição, o custo é integral se não houver coparticipação — e empresas no PAT têm o gasto fora da base do IRPJ no Lucro Real. Informe o total líquido no campo de benefícios.